آنچه در اين ياداشت مي خوانيد راهکارهاي مديريت زمان است. نويسنده ابتدا به بررسي برخي تعاريف مديريت زمان ميپردازد و در بخش دوم به نحوه هدف گذاري در برنامه ريزي و ارائه راهکارهاي عملي جهت برنامه ريزي ميپردازد.
بحثي که خدمت دوستان ارائه خواهيم کرد، دو قسمت دارد: بخش اول، بحثي نظري و درباره افزايش انگيزش و توجه به اصل مفهوم زمان و مديريت زمان و تعريف آن است. در بخش دوم، تجارب و مهارتهايي را به دوستان منتقل ميکنيم که امروزه در زمينه اين بحث مطرح است. به طور کلي، در مديريت زمان دو هدف اصلي وجود دارد:
1ـ افراد با مفهوم مديريت زمان آشنا شوند؛
2ـ در اين زمينه مهارتهايي را کسب کنند، به گونهاي که اعتماد به نفس در مديريت زمانشان تقويت شود.
تعريف
اگر بتوانيم در يک لحظه و به طور منظم و اولويتبندي شده کارهايمان را تصور کنيم، احتمالاً از مهارت مديريت زمان برخوردار هستيم. همچنين بايد بدانيم فردا چه کارهايي را انجام ميدهيم و با ترتيب اولويت کارها نيز آشنا باشيم. اگر در آنِ واحد بدانيم مشغول چه کاري هستيم و از آن کار به لحاظ احساسي و انگيزشي هم راضي باشيم؛ يعني چون علاقهمند بوديم اين برنامه را گذاشتيم، نه به دليل اينکه مجبور بوديم. همچنين به گونهاي باشيم که بلافاصله به محض به هم خوردن برنامهاي، برنامه ديگري جايش را بگيرد، مثل تيرهاي خشاب تفنگ. هر تيري که شليک ميشود، سريع فشنگ ديگري جايش را پر ميکند. اگر ما اين گونه آماده استفاده از فشنگهاي زمان باشيم، ما مدير زمان هستيم.
تعاريف مختلفي از مديريت زمان بر اساس تجربه ارائه شده است، ولي به صورت دقيق نميتوان تعريف مشخص و واحدي ارائه داد. ما در ادامه به چند نمونه از اين تعاريف اشاره ميکنيم:
1) مديريت زمان، استفاده بهينه از زمان، با حداکثر جلوگيري از دخالت امور مخل زمان است
قيد «حداکثر جلوگيري» براي چيست؟ يعني بايد مواظب موانع بود. بايد حداکثر جلوگيري از دخالت امور مخلّ زمان را داشت. چرا گفته ميشود با حداکثر جلوگيري؟ به دليل اينکه در مديريت زمان، بحث فرآيند به کارگيري زمان، عاملي سرنوشتساز و يکي از کليدهاي طلايي مديريت زمان است. کسي که ناگهاني برنامهريزي ميکند و بر اساس يک فرآيند عمل نميکند، اين شخص هميشه جدول هفتگي را مطالعه ميکند و سرانجام آن را از روي ديوار برميدارد و توي سطل زباله مياندازد. اين شخص نميتواند مديريت زمان داشته باشد. از اين رو، انعطافپذيري شرط اول است.
در واقع ما به حالتي نياز داريم که هميشه بتوانيم در برنامههايمان جايگزيني داشته باشيم. ما بايد به حداکثر دستيابي به اهداف فکر کنيم، نه دستيابي عيني به هدف. اصولاً ما هيچ وقت به هدف نميرسيم، به اين دليل که به محض اينکه به هدفمان رسيديم، تازه ميفهميم هدف اصلي نبوده است و بايد به اهداف بالاتري برسيم. آمال و آرزوهاي طلبه يا انساني رشديافته اين است که به خدا برسد. ما در دعاهايمان ميخواهيم به خودِ خدا برسيم، ولي در واقع هي به خدا نزديک ميشويم. عبادات و قصد عرفا از سير خودشان، اين است که حداکثر ممکن به خدا نزديکتر شوند. در اين جهان نميتوان جلوي عوامل مخل به زمان را به طور صد درصد گرفت. از اين رو، گفته ميشود، با حداکثر جلوگيري از عوامل مخل زمان.
امور مخل زمان يا امور مخل استفاده از زمان؟ بله، امور مخل استفاده از زمان درست است. زمان هميشه حيّ و حاضر است. فقط کافي است ما نحوه استفاده صحيح از زمان را بلد باشيم. زمان هيچ موقع تمام نميشود، ولي ما هميشه واژه «وقت نداريم» يا «وقتم تمام شد» را استفاده ميکنيم، در حالي که زمان تمام شدني نيست.
2) مديريت زمان پيروي از برنامهاي از پيش تدوين شده است
ما وقتي بر اساس اقوال عقلا و استادان، اهدافي را جمعآوري کرديم و بر اساس ميل خودمان آنها را در نظر گرفتيم، در واقع برنامهاي تدوين کرديم. اگر ما بتوانيم حداکثر تبعيت را از اين برنامه داشته باشيم، به آن مديريت زمان گفته ميشود. اتفاقاً برنامه، يکي از اصول مديريت زمان است. کسي نميتواند ادعا کند که من مدير زمانم، اما برنامه ندارم. هر کاري که انجام ميدهم، خود به خود روي زمان ميافتد! اين ادعاي باطلي است. داشتن برنامه به يک سري آمادهسازيها نياز دارد که غير از در نظر گرفتن خواستهها و هدفهاست که در ادامه عرض خواهيم کرد. در علم مديريت زمان، اصول مبنايي وجود دارد که يکي از آنها داشتن برنامه است. از اين رو، اين تعريف بر اساس توصيف يکي از اصول اساسي مديريت زمان، ارائه شده است. برنامههاي فرعي در کنار برنامه اصلي، يکي از شيوههاي کنترل هدردهندگان وقت است. تصور کنيد مخزني از زمان را در اختيار داريم، ولي وظيفه ما فقط نحوه استفاده درست از مواد داخل آن نيست، بلکه اصول نگهداري اين مخزن، به گونهاي که نشتي نداشته باشد نيز مهم است. در مديريت بر اساس برنامه، بايد برنامههايي براي کنترل عوامل هدردهنده زمان پيشبيني شده باشد.
3) مديريت زمان يک احساس است؛ احساس موفقيت در دستيابي به امور
گاهي مديريت زمان از لحاظ احساسي و عاطفي تعريف شده است. اين تعريف ميتواند جنبه روانشناسي و انگيزش در مديريت را در بربگيرد. نکته ماهوي اين تعريف اين فرضيه است که هر گاه کسي احساس رضايت خاطر از پيشرفت خود داشته باشد، ولي هنوز به هدف اصلي خود نرسيده باشد، به هيچ انگيزه ديگري نياز ندارد و خود به خود بازخورد کار وي، عامل انگيزشي قويي براي تداوم کار خواهد بود. در نتيجه، عملاً ممکن است ما دهها کار عقبمانده داشته باشيم، اما تا احساس شکست و ناکامي نداشته باشيم، باز هم به تداوم کارهايمان ادامه بدهيم. از اين نظر، باز هم ما مدير زمان هستيم، به جهت اينکه احساس شکست يا احساس پيروزي، ملاک کار در مديريت زمان است. هميشه در مديريت زمان، به نوعي به خوشبيني اميدبخش نياز داريم. مدير زماني که خوشبين است، در شرايط نااميدکننده نيز به راهحلهاي جديد فکر ميکند و لحظهاي در تلاش مجدد خود شک نميکند. در وجود اين آدم، حالت کنترل احساس و اعتماد به نفس هست. از اين رو، فرد خلاقي به شمار ميآيد. مدير زمان، در تنظيم برنامههاي خود براي رسيدن به اهداف، خلاقيت دارد. به اين صورت که تعطيلي يا ايجاد مانع در رسيدن به هدفي، او را از تلاش براي راهيابي به اين هدف يا اهداف ديگر باز نميدارد. از اين رو، اگر تعريف احساسي، تعريف کاملي نباشد، ولي متغيري خيلي ضروري در بحث روانشناسي زمان است. اگر فقط عقل ما بگويد که اين برنامه و مديريت درست است، پس بايد آن را انجام بدهي، اين کافي نيست. ما بايد انگيزه و هيجان زيادي براي اجراي برنامه داشته باشيم. منظورم اين است که مؤلفه احساسي و عاطفي در اجراي برنامهها خيلي مهم است.
برای مدیریت زمان، باید به لحاظ شخصیتی، یک دنده بود و احساس مسئولیت داشت و به شدت به وظیفه فکر کرد و کاری به همکاری یا همکاری نکردن دیگران یا امکانات نداشت.
اگر دقت کنيد، خواهيد ديد که افراد اغلب در کارهايي که موفقند، احساس خوبي نيز نسبت به آن دارند يا بر عکس، اگر در ابتدا نسبت به کاري اشتياق و هيجان مثبتي دارند، در آن کار پيشرفت زيادي نيز خواهند داشت. اين نوع ارزيابي اثبات ميکند که شما صرفاً عاقلانه کار نکردهايد. هم عقل بوده و هم احساس. بعد ما طلبهها بايد سعي کنيم به نتايج عقلي هدفگذاري خودمان علاقهمند بشويم. مثلاً آثار تبعيت از برنامه منطقي صرفي را در نظر بگيريم و نسبت به نتايج آن علاقهمند بشويم. صرفاً احساس خوشايندي از يک کار، ملاک ما نباشد. منظور من بعد از ورود به کار خاص بود که آيا احساس خوب هم نسبت به آن داريم يا نه؟ اگر چنين اشتياقي داشته باشيم، قطعاً در برنامهريزي و حرص و ولع رسيدن به آن هم از خودمان جديت بيشتري نشان خواهيم داد. يکي از راههاي افزايش احساس مثبت در انجام برنامهها، ارزيابي شناختي و منطقي پيآمدهاي برنامه است.
4) مديريت زمان، يعني مديريت عمر
برخي گفتهاند همه زمان که دست ما نيست. مديريت زمان، يعني مديريت عمر. از اين رو، تعريف مديريت زمان را بردند روي عمر. يعني ما بتوانيم عمرمان را در به کارگيري جزييات آن، يعني همان دقايق و ثانيهها مهار کنيم. اينجا مشخصاً تعريف به ابزار زمان پرداخته است که همان ساعت است و ميتواند زمان را براي ما کمّي کند و بر اساس آن به عبور زمان پي ببريم. اگر خوب فکر کنيم، خواهيم ديد همه عمر نيز در اختيار ما نيست. از هر 24 ساعت شبانهروز، يک ثلث آن را ميخوابيم. (هشت ساعت) بخش زيادي از دو ثلث باقي مانده را (شانزده ساعت) هم صرف کارهاي تکراري روزمره، مثل خوراک و بهداشت و رفت و آمد و غيره ميکنيم. شايد بتوان گفت دوازده ساعت در شبانهروز که نصف عمرمان خواهد شد که اين خوشبينانهترين ميزان پيشبيني براي کل عمرمان است!
جمعبندي تعاريف
اگر بخواهيم از اين چهار تعريف نتيجهاي بگيريم، چنين نتيجهاي به دست خواهد آمد: مديريت زمان، يعني کنترل مطلوب زمان براي استفاده بهينه از دقايق عمر بر اساس برنامه قبلي، يعني جدولي داشته باشيم که دقيقاً وضعيت ما را نسبت به ساعات و دقايق خاص تعريف کرده باشد. جدول برنامه شما کجاست؟ خيليها دنبال کيفيت زندگي هستند و کاري به کميت آن ندارند. ميگويند ما نميخواهيم حتماً به آن بالا بالاها برسيم. همين که زندگي راحتي داشته باشيم و راحت درسمان را بخوانيم يا شغلي داشته و مشکل ديگري نداشته باشيم، براي ما کافي است. اگر همين کيفيت عمومي را هم ميخواهيد، به نحوه استفاده شما از عمر و زمان بستگي دارد. اگر ميخواهيد کيفيت عمرتان بهتر شود، بايد زمان عمرتان را مديريت کنيد. از تعبير کنترل نيز متوجه ميشويم که بايد عين مصرف زمان، بر هدر نرفتن زمان نيز نظارت داشته باشيم. با تعبير مطلوب نيز همه فاکتورهاي احساسي و رضايتخاطر شخصي را در نظر گرفتيم.
اهميت عنصر زمان
گفته ميشود زمان، سرمايه است، ولي اگر مثلاً اين سرمايه را با پول مقايسه کنيد که سرمايهاي اعتباري است، از زمين تا آسمان با هم فرق دارند. شما ميتوانيد پول را پسانداز کنيد، ولي زمان، قابل پسانداز کردن نيست. شما ميتوانيد پول را از ديگران بگيريد يا سرمايهتان را افزايش دهيد، ولي زمان را نه. فقط از يک نظر شبيه پول است. هنگام خرج کردن، شما پول و زمان را هم خرج ميکنيد، ولي پول با خرج کردن تمام ميشود، اما زمان با خرج کردن تمام نميشود.
به لحاظ فلسفي هم ميدانيد که زمان جزء العله ماديات است. به همين دليل، شما هر کاري که بخواهيد در عالم ماديات انجام دهيد، به زمان نياز داريد. حتي خلق ماديات توسط خداوند هم از اين قانون استثنا نيست. امر خداوند به تکوين زمين و آسمان در يک لحظه کُن فيکون صورت ميگيرد، ولي به مصداق و اجرا شدن آن، شش روز طول ميکشد، به دليل اينکه جزء آن زمان است. زمان چهقدر مهم است که وقتي خداوند هم ميخواهد خلقت را انجام بدهد، در قالب زمان تحقق پيدا ميکند.
شما در قرآن قسمهاي خداوند را به قطعههاي مختلف زمان ميبينيد: والليل، والصبح والضحي و… . همه اين زمانها مفهوم مشترکي دارد؛ همه مقاطعي از زمان هستند. اينکه خدا به قسمتهايي از زمان قسم خورده، يعني زمان مهم است و هر قطعه آن که باشد، اهميت هيچ قسمتي کم نميشود. ما عادت کرديم ارزش کارها را بدون اينکه متوجه باشيم چرا اين کار را انجام ميدهيم، بر اساس ميزان زماني که به آن کار اختصاص ميدهيم، ارزشگذاري کنيم. چون به نظر ميآيد عقلاء وقتشان را براي چيزهاي مهم صرف ميکنند.
زمان به اندازهاي که در اختيار انيشتين يا بوعلي سينا يا بزرگان ديگر بوده است، در اختيار ما هم هست. همين خورشيد و زمين که از چرخش آنها براي ما ساعت و روز و شب توليد ميشود، براي همه دانشمنداني چرخيده است که ما آنها را ميشناسيم. پس ساعت و روز آنها، به همان اندازه ما بوده است. به علاوه پيشرفتهاي تکنولوژي و امکانات را هم به آن اضافه کنيد. براي نمونه، شما در نرمافزارهاي اسلامي در عرض چند ثانيه بيش از چهار هزار عنوان منبع روايي را درباره واژهاي، با زدن کليدي ميتوانيد جستوجو، و نتايج آن را مشاهده يا چاپ کنيد. انصافاً امکانات رفاهي تحصيلات اين دوره را هم در نظر بگيريم.
بحث مديريت زمان، دستکم اين پيام را بايد براي ما داشته باشد که مجبور نيستيم کاري را که صلاح نيست اول از همه انجام دهيم! چون ما آزاديم هر کاري را که ميخواهيم، اول انجام دهيم، بعد کار دومي را که ميخواهيم و بعد کار سوم و… . ما خيلي وقتها ميدانيم که کار مهم چيست، ولي متأسفانه در عمل، آن کار را آخر از همه انجام ميدهيم يا مثلاً شب امتحان ميرويم کتابخانه براي مطالعه، اما اول ميرويم سراغ روزنامه يا دوستمان که مدتي است او را نديدهايم و با او صحبت ميکنيم، و دست آخر هم سراغ مطالعه امتحان ميرويم.
روانشناسان يادگيري ميگويند، وقتي براي مطالعه امتحان به کتابخانه ميرويد، مستقيم سراغ قفسهاي برويد که کتاب داخل آن است. کتاب را برداريد و باز کنيد و سريع سراغ همان صفحهاي برويد که قرار است مطالعه کنيد. از هرگونه حاشيهکاري هم بپرهيزيد. اگر غير از اين عمل کرديد، به همان اندازه که کار ديگري انجام دادهايد، از کيفيت ذهن و علايق و تمرکز شما براي مطالعه کاسته خواهد شد.
مؤلفههاي شخصيتي در مبحث مديريت زمان، خيلي مهم است. در اينجا به دو مؤلفه اشاره کرديم:
1ـ انضباط فردي؛
2ـ خويشتنداري.
فرد منضبط کسي است که عادت دارد هر کاري را مطابق اصول و قانون خودش اجرا کند. هر چه کنترلکنندههاي نفس قوي باشد، مدير زمان موفقتري خواهد بود. انسان براي اين کار بايد تمرين داشته باشد تا بتواند بر نفس خود مسلط شود. افراد در زمينه کنترل خودشان دو دستهاند: بعضي افراد مکان کنترل دروني يا به عبارتي مسند مهارگري دروني[1] دارند. دسته ديگر مکان کنترلشان بيروني[2] است.
دسته اول، مديران زمان موفقتري هستند. اين افراد ميتوانند بدون اينکه به فکر عوامل بيرون خودش باشد، به عوامل درون خودش فکر کند و تنها خودش و تواناييهايش را علت موفقيت يا شکستش بداند.
شخص ديگري هم هست که اصلاً از خودش رأي و نظري ندارد. همه چيز از بيرون روي اين آدم اثر ميگذارد. تصميماتش، انتخابهايش، سلايق، برنامهريزي و نوع زندگياش، همه و همه از بيرون به او تحميل ميشود. در کارها و حرکتهاي او هيچ عامل دروني وجود ندارد. اين آدم مکان کنترلش، بيروني است. اصلاً اين شخص مدير زمان خوبي نخواهد شد. اين افراد حزب باد هستند!
مثال ملموستر در فضاي تحصيلي همان دانشجويي است که اگر نمرهاش کم بشود، ميگويد استاد نمره کم داد. در مقابل افراد با کنترل دروني بيشتر، خودشان را مسئول پيشرفت يا پسرفت کارها ميدانند. عوامل بيروني را از معادله نميتوان حذف کرد، ولي بر اساس تجربه و پژوهشها، معمولاً افراد موفق در اين گروه هستند، گروهي که هرگز منتظر امکانات يا تأييد و مخالفت ديگران نيستند و بلافاصله بعد از مشورت تصميم خود را ميگيرند.
از مولفه های مهم در مدیریت زمان، تاکید بر نقاط ضعف و قوت شخص است. شما باید مرتب فهرستی از نقاط ضعف و قوت خودتان داشته باشید.
براي مديريت زمان، بايد به لحاظ شخصيتي، يک دنده بود و احساس مسئوليت داشت و به شدت به وظيفه فکر کرد و کاري به همکاري يا همکاري نکردن ديگران يا امکانات نداشت. البته بيشتر افراد ممکن است به وظيفه فکر بکنند، ولي فقط کساني به انجام آن پايبند ميمانند يا به اصطلاح به کار ميچسبند که احساس مسئوليت و سرسختي خاص در انجام کارها از خود نشان ميدهند. در غير اين صورت، خيلي زود منصرف خواهيم شد. از اين رو، براي انجام رفتار متعهدانه بايد سرسختي نشان داد و اصطلاحاً سختکوش[3] بود. تعبير اخلاقي خودمان براي اين صفت ذاتي مطلوب، همان واژه صبر است.
در روايت هست که اگر کسي صبر ندارد، بايد تَصَبّر کند و تصبّر افضل از صبر است. در واقع صبر ميزان تابآوري افراد است. صبر کودک کمتر از صبر آدم بزرگسال است. صبر خانمي نيز ممکن است کمتر از آقايي باشد، ولي کليت ندارد! به ويژه احاديث ما در مورد صبر در مسير تحصيل تأکيدات فراواني دارند.
اگر به شما گفته شود فقط شش ماه ديگر زندهايد، چهکار خواهيد کرد؟ چهطور از وقتتان استفاده خواهيد کرد؟ شخصي از امام کاظم (ع) سؤال کرد: «يابن رسول الله، اگر حکومت دست شما بود چهکار ميکرديد؟» مديريت زمان را دقت کنيد. حضرت فرمودند: «شبها تا صبح برنامهريزي ميکرديم و صبح تا شب اجرا ميکرديم». نگاه کنيد، نه از خوردن و خوابيدن خبري است، نه از تفريح و تلويزيون و موبايل و… . با توجه به آنچه تا به حال عرض کرديم، احتمالاً معناي اين روايت اين طور ميشود که انجام دادن کار حکومت اسلامي بعد از انقلاب، يعني بعد دوران خفقان و استعماري، آن قدر براي مؤمن لذتآور است که اصلاً از شوق کار، در برنامهاش براي خواب و استراحت و…، جايي وجود ندارد.
يکي از مواردي که در مديريت زمان خيلي مهم است، ياد گرفتن مهارتها و ابزارهاست. انسان چه مدير اجرايي باشد، چه دانشمند، بخشي از زمانش را بايد براي کسب مهارتهاي مورد لزوم در مسير اهدافش بگذارد که هدف نيستند، ولي جنبه وسيله و ابزار دارند. يکي بلند ميشود براي مطالعه کتابخانه ميرود، ديگري هم برخي کتابها را در خانهاش دارد. کس ديگري تمام کتابهاي مشهور درباره آن علم را در کامپيوترش ذخيره کرده است و به راحتي از آنها بهره ميبرد. امروزه تايپ کردن به جاي قلم به دست گرفتن و پيامک به جاي تلفن يا تلگراف و درخواست خريد از راه پيک موتوري به جاي بيرون رفتن از خانه و استفاده از انواع خدمات الکترونيک ـ که امروزه شايع شده است و بيش از اين هم خواهد شد ـ از ابزارهاي مهم و مفيد به شمار ميآيند، به شرطي آنکه براي برخي به ويژه تازهکارها، به هدف تبديل نشود. برخي مهارتهاي فرهنگي نيز غير مستقيم به افزايش امکانات مديريتي ما کمک خواهد کرد، مانند ياد گرفتن فنون سخنوري و خطابه، مهارت تدريس و پژوهش، مهارتهاي استفاده از صوت و تصوير و دکور! و مهارتهاي زندگي که مرسوم است، مثل مديريت استرس و روابط اجتماعي و مهارتهاي تقويت قواي شناختي مثل تفکر، حافظه، نقادي و مهارتهاي زناشويي، همه جزو مهارتهاي اجباري در زندگي طلبه يا دانشجو به شمار ميآيند.
يکي ديگر از مؤلفههاي مهم در مديريت زمان، تأکيد بر نقاط ضعف و قوت شخص است. شما بايد مرتب فهرستي از نقاط ضعف و قوت خودتان داشته باشيد. نقاط ضعف از اين جهت که اگر ما به نقاط ضعف خودمان واقف نباشيم، انرژي را هدر ميدهيم و نميتوانيم از زمان درست استفاده کنيم. گاهي نقطه ضعفي، به اندازه سنگريزه است که گاهي ميتواند لاي يک چرخ گير کند و آن را از کار بيندازد. پس بايد نقاط ضعف را جدي گرفت. بايد به نقاط قوت هم اهميت داد و به طور جدي آنها را دنبال کرد تا خود را نبازيم و مرتب خدا را شکر بکنيم.
اين مثال مشهور در متون مديريت زمان نقل شده است: «تيز کردن اره قبل از بريدن چوب، ولو به زمان زياد نياز داشته باشد، به صرفهتر از بريدن مداوم آنهاست».
البته اين تذکر را هم بدهم که مبادا در فراهم کردن مقدمات و يادگيري مهارتها به وسواس بيفتيم. مثلاً وقتي ميخواهيد کتاب بخوانيد، بيش از يک ساعت صرف اجراي مقدمات مطالعه کنيد!
گاهي ما فقط به صورت کلي و شعاري حرف ميزنيم. براي نمونه، طرف ميگويد من ميخواهم در آينده امام صادق (ع) بشوم. خب اين شخص بايد اين حرف را عملياتي کند. بايد بگويد معناي امام شدن در يک روز، در يک نصفه روز و در يک ساعت چيست؟ مديريت زمان، يعني اينکه کلي گويي نکنيم و از اهداف شفاف و عيني صحبت کنيم. طلبه بايد هدفهايش را به صورت کوتاه مدت، ميان مدت و دراز مدت بنويسد و اينکه چهطور ميخواهد اين مسير را طي کند، به صورت جزء به جزء بنويسد. براي نمونه، شما خطبه همام را ببينيد. اميرالمؤمنين به همام ميفرمايد: «برو پرهيزکار باش». خب اين هدفي کلي به شمار ميآيد. بعد از اصرار همام براي توضيح، حضرت بحث را ميشکافند. در عرصه اقتصاد اين گونه باش. در زمينه تفريح، عبادت، خانواده و… اين گونه عمل کن. امام تک تک اولويتها را به صورت جزء به جزء براي همام بيان کردند.
اگر ميخواهيم برنامهاي کاربردي داشته باشيم، بايد همين گونه عمل کنيم. بايد براي تمام لحظهها و ساعتهايمان، برنامه از پيش تعريف شده داشته باشيم. اگر ما مديريت زمان را جدي دنبال کنيم، آمادگي بهتري براي هر روزمان خواهيم داشت. هر روز همين طور که عقربههاي ساعت ميچرخند، جدول برنامهمان، يکي يکي جلو ميرود و برنامهها اجرا ميشود. امور روزمره ما با سازماندهي انجام ميشود. هر چيزي در جاي خود قرار دارد. براي نمونه، اگر برادرمان به ما گفت، جمعه بعد از ظهر بيا برويم فوتبال. شما در صورتي به او جواب مثبت ميدهيد که جمعه بعد از ظهر را براي اين امور در نظر گرفته باشيد يا همين الان تصميم بگيريد به دلايل منطقي، زمان پيشنهادي را هميشه براي برنامه ورزش کنار بگذاريد.
تقويت حافظه، يکي از آثار روانشناختي مديريت زمان، و برنامهريزي، يکي از راهکارها براي رفع ضعف حافظه است. وقتي ما برنامهريزي در زندگيمان داشته باشيم و هر کاري را به وقتش انجام بدهيم، حافظهمان بهتر کار ميکند، چون برنامه، ما را وادار ميکند در هر لحظه، به جاي اينکه به چند چيز بينديشيم، تنها به يک چيز فکر کنيم. وقتي حافظه بهتر کار ميکند که ما روي موضوع خاصي تمرکز داشته باشيم. با وجود اين، وقتي ميتوانيم تمرکز داشته باشيم که از نعمت آرامش برخوردار باشيم. وقتي حافظه تقويت شود، سبب افزايش تمرکز ميشود و وقتي افزايش يافت، به دليل احساس بهتري که فرد پيدا ميکند، به امنيت رواني دست مييابد. پس تمرکز و آرامش و حافظه با هم، رابطه مستقيمي دارند. بر عکس نگراني زياد، تمرکز ما را بر هم ميزند. وقتي قدرت تمرکز کم شود، حافظه ضعيف ميشود و وقتي حافظه ضعيف شد، ارزيابي ما از حافظهمان، نگراني جديدي پديد ميآورد. براي نمونه، شخص ميگويد: «اي واي دوستانم در يک ساعت اين تعداد صفحه را ميخوانند، ولي من ظهر شده و هنوز چيزي نخواندهام». اين نگراني زياد، سبب کاهش تمرکز، و در نتيجه، ضعف حافظه ميشود.
ما اگر ميخواهيم مدير زمان باشيم، بايد نظم داشته باشيم و اگر ميخواهيم منظم باشيم، بايد به مديريت زمان توجه کنيم. اين اشتباه است که فکر کنيم مدير زمان کسي است که خيلي هيجاني است و دائماً هول است و عجول. اتفاقاً مدير زمان خيلي آرام عمل ميکند. او چون ميداند الان ساعت مطالعه است، فقط به مطالعه فکر ميکند. پس راحت به مطالعه ميپردازد و به چيز ديگري فکر نميکند. حتي مديريت زمان، به حضور قلب در نماز هم کمک ميکند! اگر شخصي با خودش چنين تصور کند که چون غير از زمان حاضري که به نماز مشغول هست، براي نماز خواندن و حضور قلب، زمان ديگري در نظر ندارد؛ زيرا در زمانهاي ديگري به کارهاي ديگري مشغول است، چنين فردي بيشتر از ديگران ميتواند سر نماز تمرکز داشته باشد. اگر شما عادت کنيد، سر وقت خاصي نماز بخوانيد، وقتي در آن وقت نماز ميخوانيد، تمرکز بيشتري خواهيد داشت؛ زيرا ميدانيد براي ارتباط با خدا غير از اول وقت، زمان ديگري نداريد. از اين رو، به نماز اول وقت که در واقع وقت ثابتي است، تأکيد شده است.
اتفاقاً ساعت بيولوژيک مغز هم بر اساس مديريت زمان ما کار ميکند، نه مديريت زمان اتفاقي. کافي است ما تصميم بگيريم چه زماني بخوابيم، چه زماني بيدار شويم، چه زماني چه کاري را انجام دهيم و غيره. ساعت بيولوژيک هم بر اساس همان زمان تنظيم ميشود. در واقع، اختصاص دادن زمان براي تمام کارهاي ريز و درشت، به ما اجازه ميدهد که در زمان ويژه هر کاري، فقط به فکر همان کار باشيم. مديريت زمان، خونسردي و احساس تسلط در رويارويي با حوادث را براي ما به ارمغان ميآورد.
تعيين اهداف
در اين بخش به اين بحث ميپردازيم که چهطور برنامههايمان را هدفگذاري و چگونه برنامهريزي کنيم. اولين گام قبل از برنامهريزي، تعيين اهداف است و برنامهريزي هم بايد از کوچکترين واحد زمان شروع شود. ابتدا از برنامهريزي براي يک روز شروع کنيم. نکته مهم ديگر اين است که مديريت زمان بدون نوشتن، جدولکشي و اولويتبندي، امکان ندارد.
اگر ما برنامهريزي خودمان را روي کاغذ بياوريم، قدرت ارزيابي ما بيشتر ميشود و کارهاي گذشته را راحتتر ميتوانيم مرور کنيم و سارقان زمان را بهتر ميشناسيم. نوشتن باعث ميشود فشار رواني از حافظه برداشته شود؛ چرا که خيالمان راحت است برنامه را نوشتيم و به حفظ کردن نيازي نداريم.
ما در زندگي يک هدف داريم يا چند هدف؟ اگر بگوييم ما در زندگي فقط يک هدف داريم و آن قرب و رضاي خداوند متعال است، اين هدف، کلي است. بايد اين هدف را به هدفهاي کوچکتر تقسيم کنيم. رضايت خدا چيست؟ در بخش عبادي، تحصيل، اشتغال و رسيدگي به امور منزل و…، همه اين موارد چون در جهت قرب اليالله است، جزو برنامههاي روزمره ما خواهد شد.
سهميهبندي زمان
ما نيازمند بودجهبندي زمان براي اهدافمان هستيم، يعني نوعي ايجاد تناسب در تقسيم زمان براي هدفها و خواستههايي که در نظر داريم و ميخواهيم عمل کنيم. همان طور که گفته شد، خواستههاي ما بايد از حالت کلي در بيايد و به برنامههاي عيني و عملياتيِ قابل اجرا تبديل شود. بخش عمدهاي از خواستههاي ما جنبه عمومي دارد که عبارتند از:
1) جسمي: جسم، مرکب راهواري براي رسيدن به اهداف متعالي است. از اين رو، بايد هدفهايي را صرفاً براي رسيدگي به امور جسمي خود در نظر بگيريم. مثلاً براي سلامتي چشم، متخصصان ميگويند هر سال بايد چشم معاينه شود. براي معاينه گوش، هر دو سال يک بار بايد پيش متخصص رفت. متخصصان داخلي هم ميگويند براي کنترل قند و چربي و غيره، هر سال يک بار، چکآپ لازم است.
همچنين بايد انواع تفريح را در نظر گرفت. البته نوع تفريح به خود فرد بستگي دارد. بايد فرد ببيند با چه چيزي ذهنش آرامش مييابد و انبساط روحي پيدا ميکند. تفريحات و سرگرميها بر اساس ذوق افراد متفاوتند. نکته مهم اين است که در تربيت ديني، هدفهاي سرگرمکننده و تفريحي اصالت ندارند؛ يعني توصيه شده بخشي از زمان خود را براي تفريح در امور مباح اختصاص دهيد، ولي بعد فرمودند اين زمان تفريح به خاطر رفع خستگي و گرفتن انرژي براي انجام کارهاي واجب و ضروري است و به خودي خود هدف به شمار نميآيد.[4]
2) هنري: پرداختن به ذوق هنري سبب افزايش خلاقيت، افزايش انگيزه و رفع خستگي ذهن ميشود. هر کسي هنر و فن خاصي بلد است، کسي خطاطي، ديگري مکانيکي و… ياد دارد.
3) عبادي: هر کدام از ما در زندگي هدفي معنوي داريم. هدف مشترک معنوي همه ما اوقات صلوات و عبادات واجب است. ما که طلبه هستيم، به برنامهاي بيش از اين مقدار نياز داريم که بايد براي خودمان مشخص کنيم. بعد از انجام کيفي واجبات، برنامهاي معنوي، مانند دعاي کميل و ندبه ـ هر کس بسته به حال خودش ـ در برنامه هفتگياش داشته باشد تا اين لذت معنوي در ذهن زنده بماند و خشک نشود.
4) اهداف شغلي: براي نمونه، اگر شهريه براي اداره زندگي کافي نيست ـ که قطعاً اين گونه است ـ کاري که ما را از وادي طلبگي دور نسازد، کنار تحصيل داشته باشيم. از اين رو، بايد در زمينه شغلي در سطح معقولي برنامه داشته باشيم.
5) اهداف اجتماعي و ارتباطي: در قرآن کريم، هفت بار تعابير «بالوالدين» و «بوالديه» آمده که همه اين عبارتها بعد از عبادت خداست. اطاعت صرف به والدين نشده، ولي بعد از عبادت خدا، احسان و نيکي به والدين، اولين اولويت به شمار ميآيد. از پدر و مادر شروع ميشود و شامل زن و بچه و اقربا و همسايه نيز ميشود. پس موضوع روابط با نزديکان در زندگي ما اهميت خاصي دارد و ما نميتوانيم نسبت به آن بيتفاوت باشيم. به اين نکته بايد توجه داشت که اگر ما براي روابط با نزديکان، زمان کمتري اختصاص ميدهيم، در عوض بايد بر کيفيت ارتباطمان بيفزاييم، مثل کار يا درس و حتي برنامه عبادي تا جايي که به اختيار خودمان است، بايد روي کيفيت کار کنيم و بايد خوب و کيفي مطالعه داشته باشيم و از ته دل با نزديکانمان ارتباط برقرار کنيم و از صميم جان به نزديکانمان، اظهار محبت بکنيم.
6) تحصيلي: تحصيل، عمده هدف و واجبترين کار طلبه محسوب ميشود، به خصوص که امروزه در حوزه قم، رشتههاي تحصيلي متنوعي ايجاد شده است و نيازمند نقشه راه منطقي براي ادامه تحصيل هستيم. به نظر من، لازم است طلبه اول تمام وقت مفيدش را تا آخر عمر براي اهداف تحصيلي و علمي، مثلاً پژوهش و تدريس کنار بگذارد، سپس در اوقات فراغت خود به کارهاي عمومي بپردازد.
مهارت هدفگذاري
در تدوين اهداف، بايد چند کار انجام شود تا فهرست برنامههاي لازم الاجراي ما در طول هفته مشخص گرددد. مهمترين کار اين است که تمام اهداف و آمال و خواستههايمان را بسيار شفاف و عملياتي، روي کاغذ بنويسيم. بنويسيم چه کارهايي را لازم داريم و در برنامهريزي هفتگيمان بايد انجام بدهيم. در اين بخش بايد بهانههايمان را براي فرار از برنامه در آينده، به روي خود ببنديم. به اين صورت که براي تمام خواستههاي منطقيمان، زماني را اختصاص بدهيم و تمام هدفهايمان را در ابتدا بنويسيم و به نوشتن مجدد هدفها به صورت عملياتي و قابل اجرا بپردازيم. براي نمونه، کسي که ميخواهد مکالمه عربي را ياد بگيرد، ابتدا مکالمه عربي را مينويسد. در مرحله بازنويسي بايد بنويسد بر فرض چه روزهايي از هفته و در چه ساعتي، در کدام کلاس بايد شرکت کند. در صورتي که برنامهاي به صورت عملياتي نوشته نشود، هنوز جنبه يک آرزو دارد و عملياتي نشده است.
نکتهاي که بايد از نظر روانشناختي به آن پرداخت، اين است که گاهي افراد ميگويند ما برنامهريزي ميکنيم، ولي بعد از مدتي دچار افت انگيزه ميشويم؟ براي حل اين مشکل پيشنهاد ميشود براي هر هدف فرعي، مطالب زير را در نظر بگيريد:
اولاً اهداف خود را شفاف و عملياتي بنويسيد که ميخواهيد در عمل چه کار کنيد؟
ثانياً ابزار و امکانات لازم براي رسيدن به اين هدف و تمام شيوههاي اجرايي ممکن براي رسيدن به آن را بنويسيد؟
ثالثاً دلايل منطقي و شرعي خود را براي انجام هر هدفي بنويسيد؟ اهميت و ضرورت اين هدف چيست؟ وقتي شما ابتداي هر برنامه، به همين صورت خوب، اين موردها را پردازش کنيد، هميشه انگيزه داريد. براي نمونه، اگر يک يا دو انگيزه را از دست بدهيد، چند انگيزه ديگر وجود دارد. از اين رو، دچار يأس و ضعف اراده نميشويد. نکته آخر اينکه اگر انسان سعي کند چند هفته اين برنامه را انجام دهد، از ملاحظه بازدهي رفتار خود، انگيزه مضاعفي پيدا ميکند.
اولويتبندي
در صورتي که هدفگذاري درستي را ترسيم کرده باشيد، ميتوانيد کارهاي خود را بر اساس اهميت و امکاناتي که وجود دارد، اولويتبندي کنيد. براي اين کار هدفهاي خود را از نظر اهميت، به سه گروه اولويت يک و دو و سه، تقسيم کنيد. هميشه اشتغالات علمي و تحصيلي را اولين اولويت خود قرار دهيد.
زمانبندي
بعد از اولويتبندي مشخص ميکنيم که هر کدام از کارها به طور منطقي در چه مدت زماني قابل اجراست. براي اين کار فهرست هدفهاي خود را به سه گروه کوتاه مدت، ميان مدت و بلند مدت تقسيم کنيد. هدفهايي را که دو يا سه ماهه ميتوانيد به آن برسيد، کوتاه مدت، هدفهايي که حداکثر دو سال وقت نياز دارد، ميان مدت و اهدافي که از دو تا پنج سال بيشتر وقت نياز دارد، بلند مدت در نظر بگيريد.
نکات هدفگذاري
1ـ اهداف را به صورت جمله مثبت بنويسيد. براي نمونه، به جاي اينکه بنويسيد درس خارج، دانشگاه، فوق ليسانس و خريد منزل. بنويسد: انشاءالله منزل جديد بخرم. انشاءالله در رشته مورد علاقهام، مثلاً آزمون ورودي فلسفه شرکت خواهم کرد. جملات را طوري بنويسيد که انگار از همين الان به هدفتان رسيدهايد.
2ـ هدفها را به صورت فرآيندي بنويسيد. براي نمونه، به جاي اينکه بنويسيد 29 اسفند 90، بنويسيد آخر سال يا اگر 28 ارديبهشت، امتحان مهم و سرنوشتسازي داريد، بنويسيد من بايد تا اواخر ارديبهشت اين کتابها را مطالعه کنم. فرآيندي بنويسيد تا اگر احياناً برنامهتان جابهجا شد، نگران نشويد.
3ـ نکته مهم قبل از هدفگذاري اين است که ما در هر برنامهاي در زمينه عملي، اجرايي و معنوي، اول بايد ارزيابي دقيقي از گذشته داشته باشيم. اين کار به شما در ترسيم آينده کمک ميکند.
جدول هفتگي
جدول هفتگي که جدول کاري ما هست، معمولاً به صورت افقي در اندازه کاغذ A3 طراحي ميشود تا خانههاي قابل رؤيت و جادار داشته باشد. رديف افقي بالا را از شش صبح تا دوازده شب، با اين اعتقاد که فقط شش ساعت شبها به خواب اختصاص ميدهيم، ساعتگذاري ميکنيم و اولين ستون عمودي از سمت راست هم به ذکر اسامي ايام هفته اختصاص خواهد داشت. ستون عمودي و افقي و اسامي هفته با خودکار، ولي محتواي جدول بايد با مداد نوشته شود تا قابليت پاک کردن و تغيير دادن را داشته باشد.
بعد از اين مراحل، نوبت پُر کردن جدول هفتگي ميرسد. ابتدا برنامههاي اجباري به معناي اولويتهاي مهم، مانند برنامه درسي ترم حاضر را وارد کنيد. سپس با توجه به اوقات خالي جدول هفتگي، هميشه حدود دو ثلث اوقات فراغت را به هدفهايي اختصاص بدهيد که جزو کارهاي با اولويت اولند. از ثلث باقي مانده هم دو ثلث براي اهداف با اولويت دوم و يک ثلث را هم براي کارهاي غيرضروري و هنري و تفريحي و روزمره و به اصطلاح اولويت سوم در نظر بگيريد. سعي کنيد کارهاي غيرضروري و خُرد را تا جايي که امکان دارد، در بين ظهر، ابتداي روز يا آخر شب ـ که به اصطلاح وقت مرده گفته ميشود ـ بگنجانيد.
هميشه ساعاتي از روز، پر از کارهاي کوچک و غير ضروري است. براي نمونه، شما نوشتهايد از ساعت دوازده تا دو، فلان کارهاي غير ضروري را انجام ميدهم، چون معمولاً تعداد اين کارها زياد است و فرصت نميکنيد همه را در آن زمان خاص انجام دهيد. هدف از نوشتن آنها، به معناي تعيين زمان انجام آنهاست، نه انجام همزمان آنها و به صورت عليالبدل انجام خواهد شد، يعني هر موقع خواستيد اين کارها را انجام دهيد، بايد در اين زمان باشد، نه ساعاتي ديگر.
اين گونه سهميه توزيع زمان هفتگي در طول روز هم مراعات خواهد شد. بدين معنا که دستکم دو کار اولويت اول، در طول هر روز باشد. براي نمونه، اگر درس خواندن اولويت اول شماست، حتماً دو درس هر روز در برنامهريزي شما باشد. اگر کار پژوهشي اولويت اول شماست، سه تا دو ساعت در روز به آن اختصاص بدهيد. کارهاي نيمه ضروري، يک الي دو مورد در روز بايد داشته باشيم. نبايد هر روز از نظر زمان، کارهاي غير ضروري، بيش از يک ساعت وقت ما را اشغال کند، اما از لحاظ تعداد ميتوان آنها را متعدد و متنوع در نظر گرفت.
عوامل مخل
نکته مهم ديگر در زمينه مديريت زمان اين است که فکر کنيد وقت شما کجاها تلف ميشود. بنويسيد: وقت شما بيشتر کجا تلف ميشود؟ سارقان زمانتان را بنويسيد. مثلاً تلويزيون، تلفن همراه، گپهاي دوستانه، مطالعات غيرضروري يا بدون هدف و اولويت، وسواس به تکرار کارها و احساس وظيفههاي غير عقلي و غير شرعي، قدرت نه گفتن نداشتن و… .
شما بايد در پايان هر هفته، برنامهتان را ارزيابي کنيد و ببينيد چه چيزهايي بيشتر وقت شما را گرفته و نگذاشته است که عملاً کارتان را به خوبي، به نتيجه دلخواهتان برسد. همچنين بايد اين ارزيابي را نيز داشته باشيد که در اين يک ماه گذشته، سارقان زمان من آيا کم شدند يا زياد؟ بعد از يافتن عوامل وقتخور، براي هر کدام راهحلي در نظر بگيريد تا دوباره مانع برنامههاي شما نشوند.
چند تذکر
در انجام برنامهها به اصطلاح طلبگي خودمان، ترتيب و موالات، دو رکن اساسياند. اين ملاک اصلي ما در انجام برنامههاست. معيار نظم حرکت بر اساس عقربه ساعت نيست، بلکه مهم داشتن حرکت خزنده رو به جلوست. مهم انجام پيوسته و دائمي کارها و فاصله نينداختن بين آنهاست. وقت گذاشتن، ضرورتي براي ايجاد نظم و عمل به قول و قرار و تعهدات است. در برنامه شخصي، مهم اجراي کل برنامههاي آن روز است و ابتدا و انتهاي آن با توجه به قاعده ترتيب و موالات، اهميتي ندارد.
بعد از اينکه برنامهريزي را ياد گرفتيم و همه مراحل آن را به دقت انجام داديم، براي اينکه به آن برنامه پايبند باشيم، بايد چهکار کنيم؟ براي پايبندي به کاري، بکوشيد آن برنامه را تکرار کنيد، يعني بايد تمام تلاشمان را بکنيم که مدتي طبق برنامه عمل کنيم. با تکرار برنامه، کمکم روي ريل ميافتيم. اين بهترين کاري است که بلافاصله ميتوان بعد از هدفگذاري شروع کرد. با کمترين امکانات موجود شروع کنيد و منتظر نباشيد تا همه امکانات فراهم شود و بعد کار را شروع کنيد. دوم اينکه در ارزيابيهايتان به ميزان پيشرفت خود نيز توجه کنيد.
توصيههاي حديثي ما در زمينه مديريت زمان، بحث کاملي را ميطلبد. از نظر حقير، احاديث مطالب غني و مفيدي در برنامهريزي براي زندگي اراده کردهاند که انشاءالله در جاي خود بيان خواهم کرد. مراعات اين توصيهها کيفيت بهرهبرداري از زمان را افزايش ميدهند. در منابع روانشناسي، به کيفيت زمان کمتر پرداخته شده است. ما در پرتو تمسک به توصيههاي اسلامي، ميتوانيم به مديريت زمان دست يابيم. اين بدين معناست که در شرايط مساوي زمان، کسي بيشتر کارش پيش ميرود که به اين توصيهها عمل کند. اجمالاً به برخي از اين توصيهها اشاره ميکنيم: کاربرد دعاهاي خاص براي کارهاي ويژهاي مثل دعاي مطالعه؛ دعاي شروع به کار؛ انجام عملي خير در ابتداي هر روز کاري؛ بيان برخي ذکرهاي خاص در ساعات خاص روز و بهترين و مفيدترين زمان را براي مناجات با خدا قرار دادن.
پينوشتها:
[1]. Locus of control internal
[2]. Locus of control external
[3]. hardnest
[4]. رسولُ الله صلى الله عليه و آله: كان فيها [أي صُحُفِ إبراهيم عليه السلام]: على العاقِلِ ما لَم يَكُن مَغلوبا على عَقلِهِ أن يكونَ لَهُ ساعاتٌ: ساعَةٌ يُناجِي فيها رَبَّهُ عزّ و جلّ، و ساعَةٌ يُحاسِبُ نَفسَهُ، و ساعَةٌ يَتَفَكَّرُ فيما صَنَعَ اللهُ عزّ و جلّ إلَيهِ، و ساعَةٌ يَخلُو فيها بِحَظِّ نفسِهِ مِنَ الحَلالِ؛ فإنّ هذهِ الساعَةَ عَونٌ لِتلكَ الساعاتِ و استِجمامٌ للقُلوبِ و تَوزِيعٌ لها؛ پيامبر خدا (ص)، در صحف ابراهيم آمده است كه: خردمند، مادام كه خِردش از او گرفته نشده، بايد ساعاتى را براى خود در نظر گيرد؛ زمانى براى مناجات با پروردگارش عزّ و جلّ، و زمانى براى محاسبه نفس، و زمانى براى انديشيدن در آنچه خداوند عزّ و جلّ به وى ارزانى داشته است و زمانى براى كامجويى خود از راه حلال؛ زيرا اين زمان كمكى است به آن سه زمان ديگر و مايه آسودگى و رفع خستگى دلهاست. الخصال، 525/ 13.